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国际会议申办指南
             作者:温大外事处    来源:温大外事处    发布时间:2013年11月07日     点击数:7582 【字体: 】   【打印】   【关闭
 

 温州大学举办国际学术会议暂行管理办法(讨论稿)

 

随着学校的发展和国际化进程的不断深入,我校各院部及科研机构的对外教育合作与学术交流活动日渐频繁。为规范举办国际学术会议申报程序,提高会议的质量及效益,根据上级有关部门文件精神,特制定本办法。

一、会议申报

1. 学校外事处负责我校国际学术会议的申报及管理工作。

2. 学校鼓励有条件和能力的院(部、处)、科研机构举办国际学术会议,以提高我校科学研究水平,促进学科建设,扩大我校在国际上的影响。

3. 申办单位应在相关领域取得了一定的学术成果,在国内外有一定的影响,并有能力主办国际学术会议。

4. 申办单位应提前6个月提交举办国际会议的申请,内容包括举办会议名称、会议主题及相关议题、举办会议的目的和意义、会议规模、主办单位、开会时间和地点以及经费来源等。

5. 经学校相关职能部门研究并报学校批准后,由外事处负责行文报上级主管部门审批。

6. 举办国际学术会议,一般不邀请非建交国家的代表参加;如果有代表主动要求参加,应予以婉拒。如确有与会的必要,申办单位应及时将该与会代表的简历等背景材料报学校外事处,并按规定逐级向上申报。

7. 对涉及重大敏感问题的国际学术会议及拟邀请非建交国家人士、国际知名人士、有特殊背景的人员等代表参加的国际会议,主办单位要从政治上权衡利弊,并严格按报批程序申报。

8. 未经批准,任何部门和单位都不得擅自筹备或对外承诺举办国际学术会议,不得向与会代表发出邀请。对外方提议协办或联合主办的国际学术会议,如背景可疑,并带有对我不利的政治意图的,应予以拒绝。

9. 与国内外有关机构协办或联合主办国际学术会议,校内报批程序与以上由我校主办的相同,但须在会前一个月获得会议主办单位的政府同意举办此次国际学术会议的批件(复印件)及主办单位出具的协办或联合主办国际学术会议的正式函件。

二、会议筹备

1. 主办单位收到会议批复后,由会议秘书处负责向出席会议的境外代表发正式邀请函。

2. 主办单位应及早召集会议筹备人员,认真、仔细地做好会前各项准备工作,确保达到预期效果。

3. 主办单位负责落实会议所需经费、会场及会议所需设施等,确保会议顺利召开。

三、会务及注意事项

1. 主办单位要组织力量对与会代表送交的论文进行认真审查,对有政治性错误内容的论文,应及时要求改正或取消论文在会议上发表。

2. 主办单位应遵守外事纪律,坚持内外有别原则,严格遵守保密制度。凡涉及敏感及不明事宜应及时与外事处联络,不得随意对外表态。

3. 若会议级别较高,拟邀请国内外重要人士参会,主办单位应提前三个月将人员名单及背景材料报外事处,由外事处协调安排接待及校领导会见等事宜。

4. 若请学校领导参加开幕式并讲话,主办单位应于会议召开前两周将会议详细日程及讲话稿报外事处,由外事处负责统一安排。

5. 主办单位应对与会代表的接送、食宿、交通等会务工作做出周密安排,确保与会代表安全。

6. 主办单位应注意收集、保存与会议有关的文字材料、重要照片、录音录像、论文集等,会议结束后连同会议总结报外事处汇总后,由档案馆存档。

7. 举办国际会议应厉行节约,严格按照有关规定,限定经费开支范围和开支标准,不得以盈利为目的。

8. 凡由我校举办的国际学术会议都应以“温州大学”冠名。

9. 对部分高水平的国际学术会议,学校将予以资助。

四、附则

1. 本办法同样适用于双边及两岸的学术会议。

2. 本办法自公布之日起执行,由外事处负责解释。 



 
 
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